Trainingsmodul
zum Umgang mit der Informationsüberflutung
Fit für den E-Mail-Ansturm
Jeden Morgen
die gleiche Tortur: Dutzende Werbemails und viele wichtige Mails
warten auf Julia S., die sie öffnen, einstufen, dann aussortieren
und später beantworten muss. Wo früher meist eine Sekretärin
die Post öffnete und vorsortierte, haben nun die Mitarbeiter
selbst diese Aufgabe zusätzlich übernommen. Für den
Arbeitsalltag heißt das: Die Menge an Informationen am Arbeitsplatz
ist seit den neunziger Jahren drastisch gestiegen und muss - effektiv
und professionell - verarbeitet werden. Für den geschulten
Umgang mit diesem Phänomen hat der Lehrstuhl für Wirtschafts-
und Sozialpsychologie (Prof. Dr. Klaus Moser) der Wirtschafts- und
Sozialwissenschaftlichen Fakultät der Universität Erlangen-Nürnberg
in Kooperation mit der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und
Arbeitsmedizin ein Trainingsmodul entwickelt.
Wie eine kürzlich
an der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät der
Universität Erlangen-Nürnberg abgeschlossene Studie zur
steigenden Informationsflut am Arbeitsplatz zeigte, führen
nicht nur Informationsdefizite zu Problemen, sondern auch das Übermaß
an Informationen - ein nicht zu unterschätzendes Problem in
der Arbeitswelt. Für diesen neuen Stressfaktor am Arbeitsplatz
hat sich inzwischen der Begriff “Informationsüberflutung”
durchgesetzt.
“Wir haben
ein Trainingskonzept entwickelt, das einen effektiven Umgang mit
den Neuen Medien möglich macht”, schätzt Roman Soucek,
Mitarbeiter des Projektes, die Bedeutung des Trainingsmoduls ein.
“Durch das neuartige Training können die Informationsüberflutung
am Arbeitsplatz bewältigt und deren nachteilige Folgen wie
Stress und krankheitsbedingte Fehlzeiten reduziert werden.”
Im Wesentlichen besteht das Training aus zwei Elementen: Zum einen
die gründliche Aneignung der technischen Eigenschaften des
jeweiligen E-Mail-Programms, zum anderen eine psychologische Anleitung
zur Vermittlung einer systematischen Arbeitsweise sowie Prioritätensetzung.
Um den Transfer
in den Arbeitsalltag zu erleichtern, sind alle Inhalte des Trainings
in ein interaktives Übungsszenario eingebunden, in dem E-Mails
empfangen und verschickt werden. Während der einzelnen Übungen
ist ein Einzelcoaching der Teilnehmer vorgesehen, um auf die individuellen
Bedürfnisse und Arbeitsplatzanforderungen einzugehen. Das Training
steigert so die Medienkompetenz der Teilnehmer und vermittelt Arbeitstechniken,
mit denen die individuelle Informationsverarbeitung verbessert wird.
Darüber hinaus werden Möglichkeiten zur effektiven Gestaltung
der eigenen Korrespondenz sowie der E-Mail-Kommunikation innerhalb
des Unternehmen und in einzelnen Arbeitsgruppen aufgezeigt.
Beste Testergebnisse
Bereits in den ersten Praxistests zeigte sich, dass die Teilnehmer
vorhandene Defizite im Umgang mit E-Mails beseitigen konnten. Die
erlebte Informationsüberflutung am Arbeitsplatz wurde erheblich
vermindert. In der Bewertung durch die Teilnehmer erhielt das Trainingsmodul
daher das Prädikat “hoher bis sehr hoher Nutzen für
den Arbeitsalltag”. Das Ergebnis: Julia S. hat alle neu erlernten
Funktionen und Arbeitstechniken in ihren Arbeitsalltag übertragen.
Die E-Mails hat sie im Griff und bewältigt auch die anderen
Arbeitsaufgaben jetzt schneller und erfolgreicher.
Weitere Informationen
Dipl.-Kfm. Roman
Soucek
Tel.: 0911-5302-245
E-Mail: Roman.Soucek@wiso.uni-erlangen.de
Mediendienst FAU-Aktuell Nr. 3077 vom 13.02.2003
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